Jako Office Coordinator będziesz odpowiadać za sprawne funkcjonowanie biura oraz wsparcie procesów administracyjnych i finansowych. To rola operacyjna z realnym wpływem na codzienną organizację pracy zespołów. Będziesz współpracować z działem HR, IT oraz finansami, dbając o porządek dokumentacyjny, terminowość i wysokie standardy administracyjne.

Twój zakres obowiązków

• Koordynacja codziennego funkcjonowania biura
• Zamawianie materiałów biurowych i spożywczych
• Kontakt z zarządcą budynku oraz dostawcami i serwisami
• Dbanie o organizację i estetykę przestrzeni biurowej
• Obsługa korespondencji i nadzór nad obiegiem dokumentów
• Archiwizacja dokumentacji papierowej i elektronicznej
• Organizacja spotkań, rezerwacja sal oraz wsparcie kalendarzy
• Monitorowanie terminów umów i usług administracyjnych
• Tworzenie raportów i zestawień
• Organizacja podróży służbowych
• Wstępna weryfikacja i kompletowanie dokumentów finansowych (faktury, rachunki)
• Wprowadzanie dokumentów do systemów zgodnie z uprawnieniami
• Monitorowanie terminów płatności i przygotowywanie zestawień dla finansów
• Wsparcie w kompletowaniu dokumentów dla biura rachunkowego
• Archiwizacja i porządkowanie dokumentacji ESG i ISO
• Wsparcie w zbieraniu danych do raportów i audytów
• Kontrola wersji dokumentów, rejestrów i procedur
• Wsparcie onboardingów we współpracy z działem IT i HR
• Organizacja szkoleń i wydarzeń firmowych
• Bieżące wsparcie pracowników w sprawach administracyjnych

Nasze wymagania

• Doświadczenie w administracji lub office management (lub podobnej roli)
• Bardzo dobra organizacja pracy i dokładność
• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywność
• Umiejętność pracy z dokumentami i danymi
• Dobra znajomość MS Office

Mile widziane

• Podstawowa znajomość dokumentów księgowych (faktury, rachunki)
• Doświadczenie we współpracy z finansami lub biurem rachunkowym
• Zainteresowanie tematyką ESG lub ISO
• Doświadczenie w branży IT

To oferujemy

• Stabilną rolę z realnym wpływem na codzienne funkcjonowanie firmy
• Różnorodne zadania i brak monotonii
• Współpracę z otwartym i wspierającym zespołem
• Możliwość rozwoju w kierunku administracji, operacji lub finansów
• Hybrydowy model pracy i elastyczne godziny
• Samodzielność w działaniu i możliwość realizacji własnych pomysłów
• Przyjazną, niekorporacyjną atmosferę
• Biuro w centrum Warszawy
• Kartę Multisport
• Wolontariat pracowniczy
• Brak dress code’u

  📍 Warszawa / hybryda (4 dni z biura) 
🕘 pełny etat , Umowa o pracę

📩 Jak się z nami skontaktować?

Jeśli ta rola brzmi dla Ciebie ciekawie i chcesz dowiedzieć się więcej, napisz do nas na: rekrutacja@emergeitsupport.pl

Chętnie opowiemy o zadaniach, zespole i dalszym procesie rekrutacji 🙂